Sistem dan pelaksanaan tata kelola di UPPS yang menggambarkan adanya (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) pemilihan dan penempatan personel, (4) pelaksanaan, (5) pemantauan dan pengawasan, (6) pengendalian, (7) penilaian, (8) pelaporan, dan (9) pengembangan sebagai wujud tindak lanjut evaluasi tata kelola secara periodik.
- Perencanaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional perguruan tinggi yang meliputi Perencanaan (Planning) STP Reinha Larantuka melakukan perencanaan berpedoman Statuta nomor 014/STP.RL/WFT/E.6/II/2019, RIP nomor 056/STP.RL/WFT/E.1/IX/2013, Renstra nomor 068/STP.RL/WFT/E.1/VIII/2019, dan Renop nomor 0168/STP.RL/ WFT/E.1/VIII/2019. Wujud penyusunan perencanaan dijabarkan menjadi 11 bidang program kerja, yaitu 1) pendidikan, 2) pengembangan suasana akademik dan otonomi keilmuan, 3) kemahasiswaan, 4) penelitian, 5) PkM, 6) SDM, 7) keuangan, 8) sarana dan prasarana, 9) sistem informasi, 10) sistem penjaminan mutu, dan 11) kerjasama. Progam kerja ini disingkronisasi dengan program kerja STP Reinha Larantuka yang kemudian dibahas dalam Rapat Kerja STP Reinha Larantuka yang dilaksanakan setiap tahun.
2. Pengorganisasian
Dalam mengorganisasian: 1) Pendidikan, 2) pengembangan suasana akademik dan otonomi keilmuan, 3) kemahasiswaan, 4) penelitian, 5) PkM, 6) SDM, 7) keuangan, 8) sarana dan prasarana, 9) sistem informasi, 10) sistem penjaminan mutu, dan 11) kerjasama. Ketua STP Reinha Larantuka mengorganisasi bagian-bagian itu dengan Wakil Ketua, kepala LPM, kepala LPPM, dan jajarannya. Organisasi merujuk pada panduan yang telah diatur dalam pedoman dan ditanda tangan langsung oleh Ketua.
3. Pemilihan dan Penempatan Personil
Pemilihan dan penempatan personel di STP Reinha Larantuka dilakukan secara sistematis dan transparan berdasarkan prinsip meritokrasi, kompetensi, dan integritas. Proses ini merujuk pada kebutuhan organisasi, kualifikasi akademik, pengalaman kerja, serta kesesuaian dengan visi dan misi institusi. Rekrutmen dilakukan dengan mempertimbangkan latar belakang pendidikan, keahlian bidang, serta nilai-nilai spiritualitas Katolik yang menjadi identitas utama STP Reinha Larantuka. Penempatan dosen dan tenaga kependidikan dilakukan sesuai dengan bidang keahlian, jenjang pendidikan terakhir, dan kapasitas manajerial untuk posisi struktural. Prosedur pemilihan dan penempatan personel melibatkan:
- Identifikasi kebutuhan sumber daya manusia di setiap unit kerja dan program studi.
- Seleksi administratif dan akademik berdasarkan kriteria jabatan.
- Wawancara dan uji kompetensi, jika diperlukan.
- Penetapan personel oleh pimpinan STP melalui Surat Keputusan resmi Yayasan Perguruan Tinggi Henricus Leven
Untuk jabatan struktural seperti ketua program studi, sekretaris prodi, kepala unit, dan kepala lembaga, proses pemilihan dilakukan berdasarkan pertimbangan prestasi, loyalitas, dan kapabilitas manajerial, serta ditetapkan oleh Ketua STP Reinha Larantuka
4. Pelaksanaan
Pelaksanaan pemilihan dan penempatan personel dilakukan berdasarkan kebutuhan institusi dan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) setiap jabatan. Setiap dosen dan tenaga kependidikan ditempatkan sesuai dengan:
- Bidang keahlian dan kualifikasi akademik
- Kesesuaian dengan karakter dan nilai-nilai STP Reinha Larantuka
- Uraian tugas struktural yang telah ditetapkan dalam dokumen kelembagaan seperti Statuta dan Renstra Pelaksanaan dilakukan dengan mengedepankan prinsip keterbukaan, akuntabilitas, dan profesionalisme.
5. Pemantauan dan Pengawasan
Pemantauan dan pengawasan dilakukan oleh pimpinan STP secara berkala terhadap:
- Kinerja personel sesuai tupoksi
- Kepatuhan terhadap etika profesi dan nilai institusi
- Kehadiran, produktivitas, dan kontribusi terhadap tridarma perguruan tinggi Pengawasan dilakukan melalui rapat evaluasi, laporan berkala, dan monitoring langsung oleh atasan langsung atau unit pengawas
6. Pengendalian
Pengendalian dilakukan untuk menjaga agar pelaksanaan tugas personel tetap sesuai dengan standar dan sasaran institusi. Pengendalian dilakukan dengan cara:
- Memberikan arahan dan supervisi
- Penerapan reward and punishment berdasarkan capaian kinerja
- Penyesuaian penempatan atau redistribusi tugas bila ditemukan ketidaksesuaian antara kinerja dan tupoksi
7. Penilaian
Penilaian dilakukan secara berkala melalui instrumen evaluasi kinerja dosen dan tenaga kependidikan, seperti:
- Penilaian Beban Kerja Dosen (BKD)
- Evaluasi kinerja staf oleh atasan langsung
- Umpan balik dari mahasiswa dan stakeholder
Hasil penilaian menjadi dasar untuk pengembangan karier, rotasi, atau promosi jabatan.
8. Pelaporan
Pelaporan kinerja personel dilakukan secara berkala dan terdokumentasi melalui:
- Laporan kegiatan tridarma perguruan tinggi
- Laporan kinerja tahunan
- Dokumen evaluasi kelembagaan yang dikompilasi oleh unit terkait (misalnya LPMI)
Laporan ini menjadi acuan dalam penyusunan rencana peningkatan mutu SDM.
9. Pengembangan
Pengembangan personel dilaksanakan melalui:
- Pelatihan, workshop, dan seminar yang relevan dengan tugas dan perkembangan IPTEKS
- Studi lanjut (S2/S3) bagi dosen sesuai roadmap pengembangan institusi
- Program magang, pertukaran, atau kemitraan dengan institusi lain
Upaya ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas profesional, integritas, serta daya saing personel sesuai arah visi institusi.